Unternehmen müssen ihre Kassensysteme umstellen
haben in der Hotellerie und Gastronomie noch nicht umgestellt
aller Deutschen bezahlen noch immer mit Bargeld
der Kassenführungen werden beanstandet

Verschärfte Anforderungen bei der Kassenführung ab 2017

Unternehmer, die überwiegend mit Bargeldgeschäften zu tun haben, rücken noch weiter in den Fokus der Finanzbehörden und müssen ab 2017 mit verschärften Prüfungen ihrer Kassensysteme und Kassenbücher rechnen. Grund dafür sind die strengere Definition der elektronischen Kassenführung aus dem Jahre 2010 sowie die in 2014 aktualisierten Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und des Datenzugriffs (GoBD). Bislang gab es einen Aufschub für die Umsetzung in der Praxis, doch nun endet die Übergangsfrist. Ab Januar 2017 sind die Regeln zwingend anzuwenden. Wer dann dagegen verstößt, zieht bei Betriebsprüfungen den Kürzeren. Und das kann teuer werden.

Wenn Sie ein bargeldintensives Unternehmen betreiben und Betriebsprüfungen künftig ruhig entgegen sehen möchten, sollten Sie Ihre Prozesse rund um die Aufzeichnung Ihrer Bargeschäfte bzw. Kassenbuchführung jetzt genau unter die Lupe nehmen. Nur so können Sie noch rechtzeitig gegensteuern. Wir helfen Ihnen dabei.

Aufzeichnung Buchung Kasse

Seit 2017 müssen Kassensysteme die Buchungen einzeln und unveränderbar aufzeichnen.

Altes elektronisches Kassensystem

Alte elektronische Kassensysteme sind nicht mehr zulässig.

Stichtag Finanzamt Schätzung

Wer keine ordnungsgemäße Kasse hat, kann vom Finanzamt geschätzt werden. Und das wird teuer!

Kasse noch zulässig?

Sie wissen nicht, ob Ihre Kasse noch zulässig ist? Machen Sie einen herstellerunabhängigen Kassencheck!

Presse- und Unternehmer-Echo

Was sagen Unternehmer?

„Gut, dass ich frühzeitig von ETL beraten wurde. So konnte ich mich rechtzeitig um ein neues Kassensystem kümmern, das den gesetzlichen Anforderungen ab 2017 entspricht und außerdem detaillierte betriebswirtschaftliche Analysen ermöglicht.“

Oliver Schieke, Konditormeister, Bäckerei Schieke

 

Pressespiegel

Fragen & Antworten zur Kassenführung

Seit dem 26. November 2010 gilt die Einzeldatenaufzeichnungsverpflichtung auf Bonebene für elektronische Registrierkassen. Wenn eine Registrierkasse bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht genügt, kann diese längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden.

  • Ab 2020 muss jedes Kassensystem mit gesonderter zertifizierten Sicherheitseinrichtung zum Schutz der Einzelaufzeichnungen ausgestattet sein.
  • Weiterhin sieht der Regierungsentwurf eine Übergangsregelung vor, wonach Registrierkassen ausnahmsweise noch bis Ende 2022 genutzt werden können, wenn diese zumindest die ab 2017 geltenden Anforderungen erfüllen, aber nicht auf den künftigen Standard ab 2020 aufgerüstet werden können.
  • Bei Einsatz von elektronischen Registrierkassen besteht grundsätzlich eine Pflicht zur Erstellung eines Bons. Eine Pflicht des Kunden, diesen Bon mitzunehmen (wie in anderen EU-Staaten) besteht allerdings nicht.
  • Alle Unternehmer, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, müssen ab 2020 dem Finanzamt melden, welche Stückzahl von welcher Art des Kassensystems sie einsetzen.
  • Es wird eine Kassen-Nachschau eingeführt.
  • Es wird gesetzlich verankerte Sanktionen bei Verstößen gegen die Einzelaufzeichnungspflicht und gegen die zertifizierte Sicherheitseinrichtung bei Nutzung einer Registrierkasse in Höhe von bis zu 25.000 Euro geben.
  • DENNOCH: Wie bisher besteht keine Registrierkassenpflicht! Der Unternehmer kann also weiterhin eine offene Ladenkasse nutzen.

Grundsätzlich kann zwischen zwei Arten unterschieden werden:

Bei Registrierkassen älterer Bauart sind zwei Druckeinrichtungen vorhanden. Die Rechnung für den Kunden wird über einen Papierstreifen erzeugt (Bonrolle) und die Aufzeichnung aller Umsätze erfolgt auf einer zweiten Papierrolle für den Unternehmer (Journalrolle).

Registrierkassen neuerer Bauart besitzen nur eine Druckeinrichtung für den Kundenbon. Anstelle der Journalrolle verfügt die Kasse über ein elektronisches Journal mit elektronischem Speicher.

Nein, die Art der Kassenführung steht dem Steuerpflichtigen frei. Bei der sogenannten „offenen Ladenkasse“, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird, sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung jedoch deutlich schwieriger zu erfüllen und mit hohem Aufwand verbunden.

Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig (Einzelaufzeichnungspflicht). Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist sind die Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäfts- soweit zumutbar – mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls.

Mussangaben:

  • Barzahlungsbetrag
  • Inhalt des Geschäfts (Gegenstand des Kaufertrags, Art der Tätigkeit)
  • Benennung des Kunden
  • Verkäufer

Aus Gründen der Zumutbarkeit sind seit dem 1.1.2017 gemäß § 146 Abs. 1 Abgabenordnung Unternehmen von der Einzelaufzeichnungspflicht entbunden, wenn sie Waren an eine Vielzahl nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft.

Bis 31.12.2016 bedeutet dies, soweit auf Einzelaufzeichnungen verzichtet werden darf, sind die Tagessummen der Kasseneinnahmen und Ausgaben in Form von Kassenberichten oder mit Hilfe eines Kassenbuchs täglich festzuhalten.

Ab 01.01.2017 bedeutet die Ausnahmeregelung, dass alle mit einer Registrierkasse erfassten Daten in ihrer detaillierten Form aufbewahrungspflichtig sind. Alle mit einer Registrierkasse erfassten Daten sind in ihrer detaillierten Form aufbewahrungspflichtig. Auf die Benennung des Kunden und Verkäufers sowie die Benennung des Kaufgegenstandes bzw. der verkauften Dienstleistung kann weiterhin verzichtet werden.

Nein, ein ausschließliches Vorhalten in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Dateiformat vorliegen.

Unternehmen, die mehrere Kassen einsetzen, müssen die Ursprungsaufzeichnungen zur Überprüfung der Einnahmen für alle Kassen und Kassensysteme getrennt je Kasse aufbewahren. Auch die Geldverschiebungen zwischen den einzelnen Kassen sind buchmäßig festzuhalten.

Die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO) sind für die Dauer der Archivierungspflicht (10 Jahre) aufzubewahren.

Achtung: Die 10-Jahres-Frist beginnt erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Kasse letztmalig genutzt wird. Bei einem Verkauf der Kasse sollte eine Kopie der Organisationsunterlagen beim Verkäufer bleiben.

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies bei einem Betrieb mit nicht unter-geordneten Barumsätzen den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. Das Ergebnis der Buchführung (Umsatz, Gewinn) entfaltet somit keine Beweiskraft für die Besteuerung (§ 158 AO). Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO).

Gegen Entgelt ausgegebenen Gutscheinen sind in jedem Fall zunächst als Einnahme in der Kassen zu erfassen. Bezahlt der Gutscheininhaber die erhaltene Leistung später mit dem Gutschein, muss dies in der Kasse über eine separat programmierte „Gutscheintaste“ erfasst werden.

Ermittelt der Verkäufer seinen Gewinn nach Bilanzierungsgrundsätzen, ist der Geldzufluss ertragsteuerlich erfolgsneutral zu behandeln, da der Verkäufer in gleicher Höhe eine Verbindlichkeit eingeht (Buchungssatz: per Kasse an Verbindlichkeit aus Gutscheinen).

Ermittelt der Verkäufer seinen Gewinn im Wege der Einnahme-Überschuss-Rechnung muss der Geldzufluss im Zeitpunkt des Verkaufs des Gutscheins als Betriebseinnahme berücksichtigt werden.

Für die umsatzsteuerliche Behandlung muss zwischen „Warengutscheinen“ und „Wertgutscheinen“ unterschieden werden.

  • Warengutscheine

Ein Warengutschein wird über eine bestimmte, konkrete Leistung ausgestellt (z.B. für den Besuch eines bestimmten Theaterstücks oder ein Gutschein für ein konkretes Buch).

Umsatzsteuerlich unterliegt der für den Gutschein bezahlte Betrag bereits im Zeitpunkt der Ausgabe des Gutscheins der Umsatzbesteuerung.

  • Wertgutscheine

Bei Wertgutscheinen wird der Gutschein nicht über eine konkrete „Ware“ oder Leistung ausgestellt. Vielmehr nennt der Gutschein nur einen Wert, für den dann „Waren“ oder Leistungen bezogen werden können (z.B. Gutschein einer Buchhandlung über 50 Euro).

Der Verkauf des Wertgutscheins stellt jedoch lediglich den Austausch von Zahlungsmitteln dar (im o.g. Beispiel Austausch 50 Euro gegen 50 Euro-Gutschein). Von daher entsteht bei der Ausgabe des Gutscheins keine Umsatzsteuer.

Erst bei Einlösung des Gutscheins unterliegt die konkret erbrachte Lieferung oder Leistung der Umsatzbesteuerung.

Häufig werden Kunden mit „2-für-1“-Aktionen angelockt – sei es im Einzelhandel oder in der Gastronomie.

Bei Vorlage des Gutscheins erhält man zwei Produkte (oder zwei Gerichte) zum Preis für eins.

In der Kassenführung/Buchhaltung ist wie folgt vorzugehen:

  1. Der reguläre Verkaufspreis beider Produkte ist in der Kasse einzubuchen.
  2. Danach ist für das zweite (kostenlos abgegebene) Produkt ein Nachlass zu erfassen.
  3. Der Nachlassbeleg ist unbedingt zusammen mit dem vom Kunden erhaltenen Gutschein aufzubewahren!

Die kostenlose Abgabe des zweiten Produkts stellt eine steuermindernde Tatsache dar, für die der Unternehmer die Beweislast trägt. Kann er später nicht mehr nachweisen, warum ein Produkt kostenlos abgegeben wurde (z.B. weil der Gutschein in der Buchhaltung fehlt), wird das Finanzamt den jeweiligen Steuerminderungseffekt nicht anerkennen und darüber hinaus ggf. sogar argumentieren, dass die Buchführung fehlerhaft ist, um dann eine Hinzuschätzung vornehmen zu können.

Gar nicht!

In der Kasse sind nur die Zahlungen zu erfassen, die aufgrund des Bewirtungsvertrags mit dem Unternehmen für die Speisen, Getränke etc. bezahlt werden.

Bei einem Trinkgeld handelt es sich jedoch nicht um eine Zahlung auf Basis des Bewirtungsvertrags sondern um eine rein freiwillige Leistung des Gastes an das Bedienungspersonal.

Zahlt ein Gast bei einer Restaurantrechnung von 37,20 Euro also 37,20 Euro für die Speisen und Getränke und zusätzlich 2,80 Euro Trinkgeld (Zahlung insgesamt 40 Euro), ist in der Kasse lediglich der Zahlbetrag von 37,20 Euro zu berücksichtigen.

Achtung Ausnahme: Wird das Trinkgeld dem Unternehmer selbst gewährt, stellt dies eine steuerpflichtige Einnahme dar, die zusätzlich in der Kasse zu erfassen ist.

Wird Geld aus der Kasse gestohlen oder von Angestellten unterschlagen, muss dies ebenfalls in der Kasse erfasst werden.

Der Kassenfehlbetrag wird in der Regel auf das Konto „Sonstige Aufwendungen unregelmäßig“ (bei kleineren Beträgen) oder auf das Konto „Verluste durch außergewöhnliche Schadensfälle“ (größere Beträge) gebucht. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem Konto „Kasse“.

Ein Diebstahl oder eine Unterschlagung durch einen Angestellten sind als betrieblich veranlasst anzusehen mit der Folge des Betriebsausgabenabzugs für die fehlenden Beträge.

Häufig wird von der Betriebsprüfung argumentiert, dass der Unternehmer nur behauptet, dass die Kassenfehlbeträge aus Diebstählen oder Unterschlagungen stammen – dass sie aber tatsächlich z.B. Entnahmen des Unternehmers gewesen sein.

Um dem entgegenzuwirken, ist es empfehlenswert, bei Diebstählen/Unterschlagungen Anzeige bei der Polizei zu stellen, wenn der Täter ermittelt wurde, gegen ihn Ersatzansprüche geltend zu machen und den „diebischen“ Angestellten zu kündigen bzw. zumindest abzumahnen.

Stornobuchungen erfolgen normalerweise, wenn das Kassenbedienpersonal eine falsche Eingabe in dem Kassensystem vornimmt. Eine falsche Eingabe kann durch Vertippen stattfinden, aber z.B. auch, wenn sich der Kunde um entscheidet.

Allgemein wird zwischen Sofortstorno, Nach- oder Zeilenstorno und Managerstorno unterschieden. Während mit Hilfe des Sofortstorno die Falscheingabe eines Artikels durch die Kassierer umgehend berichtigt werden kann, sind Nachstorno und Managerstorno nur durch den Unternehmer oder Kassenhauptverantwortlichen möglich.

Hinweis: Werden in einem Kassensystem eines bargeldintensiven Betriebs keine Stornobuchungen ausgewiesen, so spricht das nach der Rechtsprechung (vgl. Niedersächsisches Finanzgericht, Beschluss vom 02.09.2004 - 10 V 52/04) und der Ansicht der Finanzverwaltung dafür, dass die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt wird, da nach der Lebenserfahrung Fehlbuchungen und damit Stornos die Regel sind.

In jedem Fall ist jeder einzelne Stornobeleg aufzubewahren!

Retouren und Warenrücknahmen müssen ebenso wie jedes Storno in der Kasse erfasst und dokumentiert werden. Zu den Dokumentationspflichten gehört vor allem, dass die Retourenbelege aufbewahrt werden.

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies bei einem Betrieb mit nicht unter-geordneten Barumsätzen den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. Das Ergebnis der Buchführung (Umsatz, Gewinn) entfaltet somit keine Beweis-kraft für die Besteuerung. Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

Grundsätzlich kann zwischen zwei Arten unterschieden werden:

Bei Registrierkassen älterer Bauart sind zwei Druckeinrichtungen vorhanden. Die Rechnung für den Kunden wird über einen Papierstreifen erzeugt (Bonrolle) und die Aufzeichnung aller Umsätze erfolgt auf einer zweiten Papierrolle für den Unternehmer (Journalrolle).

Registrierkassen neuerer Bauart besitzen nur eine Druckeinrichtung für den Kundenbon. Anstelle der Journalrolle verfügt die Kasse über ein elektronisches Journal mit elektronischem Speicher.

Nein, die Art der Kassenführung steht dem Steuerpflichtigen frei. Bei der sogenannten „offenen Ladenkasse“, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird, sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung (insbesondere die Erfüllung der Einzelaufzeichnungspflicht) jedoch deutlich schwieriger zu erfüllen und mit hohem Aufwand verbunden.

Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig (Einzelaufzeichnungspflicht). Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist sind die Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäfts – soweit zumutbar – mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls.

Aus Gründen der Zumutbarkeit sind seit dem 1.1.2017 gemäß § 146 Abs. 1 Abgabenordnung Unternehmen von der Einzelaufzeichnungspflicht entbunden, wenn sie Waren an eine Vielzahl nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft.

Alle mit einer Registrierkasse erfassten Daten sind in ihrer detaillierten Form aufbewahrungspflichtig. Auf die Benennung des Kunden und Verkäufers sowie die Benennung des Kaufgegenstandes bzw. der verkauften Dienstleistung kann verzichtet werden.

Auch freiwillig erstellte Aufzeichnungen (z. B. mittels einer Registrierkasse) sind in ihrer detaillierten Form aufbewahrungspflichtig und müssen dem Finanzamt vorgelegt werden können.

Nein, ein ausschließliches Vorhalten in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Dateiformat vorliegen.

Ist die komplette Speicherung aller relevanten Daten – insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen – innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.

Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Belege die auf Papier in Ihr Unternehmen gelangen, dürfen entweder in Papierform oder elektronisch („ersetzendes Scannen) aufbewahrt werden. Belege, die jedoch elektronisch in Ihr Unternehmen gelangen oder die elektronisch in Ihrem Unternehmen erstellt worden sind, müssen auch elektronisch aufbewahrt werden!

Alle Geschäftsvorfälle müssen sich vom Beleg beginnend, über die Grund(buch)aufzeichnungen und Journale bis zu den Konten, danach zur Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und schließlich bis zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung lückenlos verfolgen lassen (progressive Prüfung). Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt.

Es obliegt dem Steuerpflichtigen die Datenbestände so zu organisieren, dass der Prüfer nur auf aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten zugreifen kann. Dies kann zum Beispiel durch Schwärzen der persönlichen Angaben zu Patienten oder Mandanten geschehen.

Nein. Die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten kann hier z. B. auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage der täglichen Kassenzählprotokolle und der Kassenbelege erfüllt werden.

Achtung: Registrierkassen müssen die Einzelaufzeichnungspflicht aller baren Geschäftsvorfälle erfüllen.

  • Kellner-/Kassiererschlüssel – berechtigen nur zur Registrierung von Umsätzen in den Umsatzspeicher, nur Sofortstorno möglich
  • Managerschlüssel – befinden sich beim Unternehmer, Geschäftsführer oder Kassenhauptverantwortlichen, neben der Eingabe von Einzelumsätzen, können auch Nach-, Posten- oder Managerstornos erstellt werden, sowie sämtliche mögliche Kassenberichte abgerufen werden, zum Teil kann auch mit dem Managerschlüssel die Kasse programmiert werden (z. B. Eingabe geänderter Preislisten, Rabatte in der Rush Hour …)
  • Programmierschlüssel – soweit die Programmierung nicht bereits durch den Managerschlüssel erfolgen kann, berechtigt der Programmierschlüssel zur Grundprogrammierung (einschließlich Änderungen). Er befindet sich nicht immer im Unternehmen, sondern meist beim Kassenaufsteller
  • Zahlen- und Buchstabencodes – andere Zugangsform anstelle von Schlüsseln

Eine X-Abfrage ist eine Zwischenabfrage des angesprochenen Speichers, ohne dass die gespeicherten Daten gelöscht werden (keine Nullstellung).

Ausdrucke von X-Abfragen können unbegrenzt erfolgen, sie enthalten keine fortlaufende Nummer und können nicht für die Vollständigkeit der Buchführung herangezogen werden. Die X-Abfrage ersetzt nicht die Z-Abfrage.

Mit der Z-Abfrage (auch „Tagesendsummenbon“ genannt) erfolgt eine Abfrage der gespeicherten Umsätze. Bei älteren Kassen wurde der abgefragten Speicher dabei gelöscht (Nullstellung). Die Z-Ausdrucke enthalten in der Regel eine fortlaufende Nummer.

  • Z1-Bons dienen der Ermittlung der Tagesumsätze (Tages-Z-Bon)
  • Z2-Bons dienen der Ermittlung von Periodenumsätzen (Monats-Z-Bon)
  • Der Finanzbericht enthält in der Regel folgende Angaben:
    Name des Geschäfts, Tagesumsätze (brutto und netto, Z-Zähler, Stornierungen und Retouren, Zahlungswege (z. B. bar, Scheck, Kredit), Kundenzahl (fortlaufend oder täglich bei 1 beginnend), Uhrzeit der durchgeführten Z-Abfrage

Achtung: Erfolgt die Z-Abfrage vor Geschäftsschluss, so wird das Fehlen von Einnahmen durch die Betriebsprüfung unterstellt.

Alle Kassentypen haben üblicherweise eine oder mehrere Grand-Total (GT)-Speicher. Sie bilden die Summe aller seit Inbetriebnahme der Kasse erfassten Umsätze ab. Der GT-Speicher darf nicht mit dem Z-Speicher verwechselt werden, denn der GT-Speicher lässt sich nicht so einfach auf Null stellen. Eine Nullstellung ist nur durch ein komplettes „Reset“ der Kasse möglich und ist erkennbar am Z-Bon, der dann wieder mit der Nr. 1 beginnt.

Soweit die GT-Speicher-Funktion selbst und der tägliche Ausdruck aktiviert wurden, wird er auf dem Z-Bon ausgewiesen.

Kassenberichte dienen der rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen bei „offenen Ladenkassen“. Die Ermittlung erfolgt immer retrograd, d.h. gezählter Kassenbestand am Geschäftsschluss abzüglich Kassenbestand zu Geschäftsbeginn abzüglich Einlagen und zuzüglich Kassenausgaben und Privatentnahmen.

Ein Kassenbuch ist ein Grundbuch, welches in Kontoform geführt wird. Durch die chronologische Addition aller baren Einnahmen und Ausgaben zum jeweiligen Bargeldbestand am Beginn eines Tages wird der Kassenbestand progressiv ermittelt.

Das Kassenkonto ist ein Bestandskonto der Buchführung, das in verdichteter Form die Aufzeichnungen des Kassenbuchs widerspiegelt. Es ist die buchhalterische Wiedergabe der baren Geschäftsvorfälle im Rahmen der Buchführung.

Bericht über den erwirtschafteten Umsatz je Kellner/Bedienung. Dadurch kann der Betriebsinhaber seine Mitarbeiter kontrollieren.

Bei der offenen Ladenkasse erfolgt die Kassenvereinnahmung in verschiedensten Behältnissen, wie Schubladen unter der Ladentheke, herkömmliche Geldkassetten, Zigarrenkisten usw. Eine Aufzeichnung/Erfassung aller Einzelumsätze mittels technischer Hilfsmittel erfolgt nicht.

Der Trainingsspeicher ist ein Speicher für die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern, erfasste Daten fließen nicht in den Kassenbericht ein.

Viele Kassentypen besitzen die Möglichkeit einen Warengruppenbericht zu erstellen. Der Bericht gibt Auskunft über den Anteil der verschiedenen Warengruppen am Gesamtumsatz (sowohl in Prozent- als auch in Euro-Werten). Soweit bei der Programmierung des Kassensystems auch Mengenangaben erfasst wurden, werden diese auch im Warengruppenbericht ausgewiesen.

Der Warengruppenbericht hat in der Betriebsprüfung eine erhebliche Bedeutung, da er für eine Nachkalkulation ebenso wie für eine Schlüssigkeitsprüfung und Beweisvermutung der Buchführung genutzt werden kann.

Wird eine Kasse geführt, aus der geringe Barausgaben erstattet werden (sog. Erstattungskasse), sollte diese ebenfalls ordnungsgemäß geführt werden (d.h. u.a. tägliche Führung der Kasse). Vor allem sollten hier die Einlagen in die Kasse genau erfasst werden und Ausgaben/Entnahmen an dem Tag berücksichtigt werden, an dem die Erstattung aus der Kasse tatsächlich erfolgt ist. Treten hier Bestandsdifferenzen in der Kasse auf, können diese zu langwierigen Diskussionen mit der Finanzverwaltung führen.

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