Unternehmen müssen ihre Kassensysteme umstellen
haben in der Hotellerie und Gastronomie noch nicht umgestellt
aller Deutschen bezahlen noch immer mit Bargeld

Verschärfte Anforderungen bei der Kassenführung ab 2017

Unternehmer, die überwiegend mit Bargeldgeschäften zu tun haben, rücken noch weiter in den Fokus der Finanzbehörden und müssen ab 2017 mit verschärften Prüfungen ihrer Kassensysteme und Kassenbücher rechnen. Grund dafür sind die strengere Definition der elektronischen Kassenführung aus dem Jahre 2010 sowie die in 2014 aktualisierten Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und des Datenzugriffs (GoBD). Bislang gab es einen Aufschub für die Umsetzung in der Praxis, doch nun endet die Übergangsfrist. Ab Januar 2017 sind die Regeln zwingend anzuwenden. Wer dann dagegen verstößt, zieht bei Betriebsprüfungen den Kürzeren. Und das kann teuer werden.

Wenn Sie ein bargeldintensives Unternehmen betreiben und Betriebsprüfungen künftig ruhig entgegen sehen möchten, sollten Sie Ihre Prozesse rund um die Aufzeichnung Ihrer Bargeschäfte bzw. Kassenbuchführung jetzt genau unter die Lupe nehmen. Nur so können Sie noch rechtzeitig gegensteuern. Wir helfen Ihnen dabei.

Aufzeichnung Buchung Kasse

Ab 2017 müssen Kassensysteme die Buchungen einzeln und unveränderbar aufzeichnen.

Altes elektronisches Kassensystem

Alte elektronische Kassensysteme sind dann nicht mehr zulässig.

Stichtag Finanzamt Schätzung

Wer den Stichtag verpasst, kann vom Finanzamt geschätzt werden. Und das wird teuer!

Kasse noch zulässig?

Sie wissen nicht, ob Ihre Kasse noch zulässig ist? Machen Sie einen herstellerunabhängigen Kassencheck!

Presse- und Unternehmer-Echo

Was sagen Unternehmer?

„Gut, dass ich frühzeitig von ETL beraten wurde. So konnte ich mich rechtzeitig um ein neues Kassensystem kümmern, das den gesetzlichen Anforderungen ab 2017 entspricht und außerdem detaillierte betriebswirtschaftliche Analysen ermöglicht.“

Oliver Schieke, Konditormeister, Bäckerei Schieke

 

Pressespiegel

Fragen & Antworten zur Kassenführung

Seit dem 26. November 2010 gilt die Einzeldatenaufzeichnungsverpflichtung auf Bonebene für elektronische Registrierkassen. Wenn eine Registrierkasse bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht genügt, kann diese längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden.

Grundsätzlich kann zwischen zwei Arten unterschieden werden:

Bei Registrierkassen älterer Bauart sind zwei Druckeinrichtungen vorhanden. Die Rechnung für den Kunden wird über einen Papierstreifen erzeugt (Bonrolle) und die Aufzeichnung aller Umsätze erfolgt auf einer zweiten Papierrolle für den Unternehmer (Journalrolle).

Registrierkassen neuerer Bauart besitzen nur eine Druckeinrichtung für den Kundenbon. Anstelle der Journalrolle verfügt die Kasse über ein elektronisches Journal mit elektronischem Speicher.

Nein, die Art der Kassenführung steht dem Steuerpflichtigen frei. Bei der sogenannten „offenen Ladenkasse“, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird, sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung jedoch deutlich schwieriger zu erfüllen und mit hohem Aufwand verbunden.

Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig (Einzelaufzeichnungspflicht). Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist sind die Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäfts- soweit zumutbar – mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls.

Mussangaben:

  • Barzahlungsbetrag
  • Inhalt des Geschäfts (Gegenstand des Kaufertrags, Art der Tätigkeit)
  • Benennung des Kunden
  • Verkäufer

Aus Gründen der Zumutbarkeit sind bestimmte Berufsgruppen von der Einzelaufzeich-nungspflicht entbunden, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden.

Bis 31.12.2016 bedeutet dies, soweit auf Einzelaufzeichnungen verzichtet werden darf, sind die Tagessummen der Kasseneinnahmen und Ausgaben in Form von Kassenberichten oder mit Hilfe eines Kassenbuchs täglich festzuhalten.

Ab 01.01.2017 bedeutet die Ausnahmeregelung, dass alle mit einer Registrierkasse erfassten Daten in ihrer detaillierten Form aufbewahrungspflichtig sind. Auf die Benennung des Kunden und Verkäufers sowie die Benennung des Kaufgegenstandes bzw. der verkauften Dienstleistung kann weiterhin verzichtet werden.

Nein, ein ausschließliches Vorhalten in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Dateiformat vorliegen.

Wenn Registrierkassen technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiter-ungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen dem BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden. Diese Erleichterung wird nur bis zum 31.12.2016 gewährt. Eine Bestätigung über die fehlenden Aufrüstungsmöglichkeiten sollte beim Kassenaufsteller eingeholt werden.

Die Tagesendsummenbons sind mit Ausdruck des Nullstellungszählers („Z-Nummer“), der Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkassen im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon aufzubewahren.

Die Anwendbarkeit der Ausnahmeregelung setzt voraus, dass technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchgeführt wurden, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Hinweis: Wenn technisch eine Softwareanpassung und Speichererweiterung nicht durchgeführt werden kann, gelten die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 und die Ausnahmeregelung. Eine Bestätigung über die fehlenden Aufrüstungsmöglichkeiten sollte beim Kassenaufsteller eingeholt werden.

Ist die komplette Speicherung aller relevanten Daten – insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen - innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.

Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Unternehmen, die mehrere Kassen einsetzen, müssen die Ursprungsaufzeichnungen zur Überprüfung der Einnahmen für alle Kassen und Kassensysteme getrennt je Kasse aufbewahren. Auch die Geldverschiebungen zwischen den einzelnen Kassen sind buchmäßig festzuhalten.

Die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO) sind für die Dauer der Archivierungspflicht (10 Jahre) aufzubewahren.

Achtung: Die 10-Jahres-Frist beginnt erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Kasse letztmalig genutzt wird. Bei einem Verkauf der Kasse sollte eine Kopie der Organisationsunterlagen beim Verkäufer bleiben.

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies bei einem Betrieb mit nicht unter-geordneten Barumsätzen den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. Das Ergebnis der Buchführung (Umsatz, Gewinn) entfaltet somit keine Beweiskraft für die Besteuerung (§ 158 AO). Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO).

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